Mes: febrero 2024

Un antiguo refrán dice “Donde manda capitán, no manda marinero”, el cual tiene una aplicación autodestructiva muy directa cuando hablamos de los gastos de la alta gerencia o de los accionistas (si se trata de empresas familiares), la que consiste en que el área tributaria y/o contable no es suficientemente exigente con dichas instancias para el sustento de los gastos de viaje y viáticos (y muchos otros también).

Para facilitar la labor del control interno de la empresa, déjenme plantear los problemas que he visto este tipo de gastos en los últimos años, me atrevería a afirmar que en más del 90% de los casos se presente uno de estos (basta uno para que no se pueda deducir):

1. El motivo del viaje debe calificar como “indispensable”, y su probanza en documentada.

Aunque no debemos llegar a extremos, lo que la norma indica es que NO se presume que el viaje es deducible, sino todo lo contrario.  En términos generales, pueden entenderse como deducibles los gastos en viajes destinados a:

• Clientes y potenciales negocios

Lo que incluirá negociación de contratos, ejecución de prestaciones y, en general, todo aquello por lo cual se cobre o potencialmente pueda generar.

• Control y servicios de la empresa

Si la empresa está descentralizada y tiene oficinas en provincias, podrá deducir los viajes a sus distintas oficinas. No ocurre lo mismo con las visitas a la matriz y a las filiales (personas jurídicas distintas), ni siquiera a las sucursales en el extranjero, pues, en el común de los casos, estos viajes trascienden el objetivo de generación de rentas gravadas. En todo caso, cuando estemos ante sucursales del extranjero, los gastos de viaje serán deducibles de las rentas de fuente extranjera y no de las de fuente peruana.

• Capacitación

Incluye cursos, seminarios, ferias y eventos que, en general, tengan relación con el objeto de la empresa o habilidades que se quiere desarrollar en los trabajadores.

• Proveedores

Por ejemplo, un viaje para solicitar un préstamo para la empresa o para negociar la explotación de una franquicia en el Perú, o la búsqueda de proveedores en países como China o India, en la medida que el giro de la empresa lo permita.

La empresa debe PROBAR el motivo del viaje con CORRESPONDENCIA o documentos aplicables, pero no puede PRESUMIR que el gasto es deducible.  Hay destinos como el Caribe, Las Vegas, Orlando, entre otros, que podrían tener una explicación, pero tendría que ser MUY BUENA.

• Gastos de viaje de terceros pueden ser deducibles.

También serán deducibles los gastos de viaje cuando la empresa contrate a terceros para que le brinden determinados servicios (consultoría, reparación, desarrollo de sistemas, etcétera).  Sin embargo, en estos casos resulta altamente recomendable indicar expresamente en el contrato correspondiente que la empresa asumirá los gastos que se deriven de tales servicios.

• Los acompañantes NO son deducibles

Esto está EXPRESAMENTE indicado en la norma tributaria: no cónyuges, no hijos, nadie diferente al trabajador o representante de la empresa.

• Los viáticos, que incluyen alojamiento, comida y movilidad, tienen un tope diario, dependiendo del destino.
• Los viajes locales requieren facturas al 100%.
• El alojamiento en el exterior requiere un comprobante de pago, no es indispensable que esté a nombre de la empresa, puede estar a nombre del trabajador.
• La comida y movilidad pueden estar sustentados con una declaración jurada, que está regulada, hasta por el 30% del tope diario.  El detalle es que cada vez que he pedido estas declaraciones, casi nunca me las han entregado, porque los ejecutivos están muy ocupados para llenarlas.

Para que los pagos a los trabajadores de la empresa sean deducibles, es necesario que cumplan con determinadas reglas, que vamos a revisar brevemente.  De acuerdo a nuestra experiencia, la verificación de tales reglas se vuelve más difusa conforme se va subiendo en la pirámide de la organización.  Es decir, mientras más alto el cargo en la empresa, más probable que no se pueda verificar el cumplimiento de las reglas.  Veamos:

1. Debe verificarse la realidad de la prestación.

Aunque no es común que se cuestione la realidad del servicio de un trabajador de planilla, se ha venido dando en diversas fiscalizaciones, sobre todo en empresas familiares, el cuestionamiento sobre si las remuneraciones que se fijan a accionistas o sus familiares corresponden a prestaciones efectivas o son una manera de sacar dividendos.

En el caso de las dietas de directorio, motivos típicos para su desconocimiento son: que el mismo no esté inscrito en registros públicos, que no hayan actas de directorio o que no se haya fijado el monto de las dietas.  Cabe indicar que no son deducibles bonos o gratificaciones para directores.

Se han visto situaciones en que se han incorporado a familiares, como hijos de los socios, cuando están en la universidad, para luego tratar de asumir los gastos de educación de los mismos a través de la empresa. 

• Debe cumplir con el principio de generalidad.

Los pagos a trabajadores deben cumplir con este principio para ser deducibles, lo que significa que deben cumplir con reglas objetivas, susceptibles de ser verificadas, que tengan como objetivo generar rentas gravadas.  No es necesario que se otorgue a todos los trabajadores.

Así, por ejemplo, si se ofrece un bono de S/. 10,000 al vendedor que supere la meta de ventas, dicho bono será deducible, aún cuando lo obtenga solo un vendedor de 100. 

Cuando se fijan bonos para los trabajadores, es común que éstos tengan reglas (topes, requisitos, entre otros) que pueden ser verificadas, sin embargo, como indicamos anteriormente, es común que dicha verificación sea posible sólo hasta un punto de la pirámide de la organización.  En mi experiencia es muy poco común poder verificar las reglas cuando se trata de los gerentes y/o directivos, en particular cuando estamos en empresas familiares.  ¿Quién le va a preguntar al dueño o al gerente general porqué se otorga un bono de 5 remuneraciones, cuando el resto recibe 1?

• Cuidado con el ejercicio en que se deduce.

Como regla general estos pagos son deducibles en el ejercicio al que corresponden siempre que se paguen hasta el vencimiento de la declaración jurada.  Si no se pagan hasta ese momento, pasan al ejercicio al que se paguen.  Dicho requisito no es aplicable a dietas de directorio.

Sin embargo, hay que tener cuidado  si el pago está ligado a la determinación de las utilidades del ejercicio, puesto que en ese caso la deducción se va a pasar al ejercicio siguiente.  Veamos, si por el trabajo del 2023 le voy a dar a un grupo de gerentes un bono equivalente al 5% de la utilidad de dicho ejercicio, no es posible cuantificarlo hasta tener los estados financieros del 2023, lo que ocurrirá en el 2024, por lo que la deducción de dicho bono (si cumple con la generalidad) será para el ejercicio 2024.